Nyheder
 

Dokumenttabellen forklaret

Tracelink er et sporbarhedsværktøj, og en central del af dette er håndtering af dokumenter. Derfor kan du tilføje dokumenter mange steder i systemet – f.eks. på ordrer, CRM-sager, indkøb eller lagervarer. Det kan være alt fra ordrebekræftelser og tilbud til certifikater eller billeder.

Dokumentfunktionen er designet, så du både kan knytte dokumenter til forskellige områder, styre om de skal være synlige eksternt, samt kopiere eller flytte dem til andre områder i systemet. Du får kort sagt fleksible muligheder for at samle og organisere dine filer.

Tilføj dokumenter

Når fanen Dokumenter er synlig (f.eks. på ordrer, indkøbsordrer eller leverandører), kan du tilføje filer direkte. På webversionen af Tracelink kan du enten:
  • vælge filer fra din dokumentsamling,
  • trække filer ind med drag-n-drop.

Dokument tilføjelse.

Rediger og vis

Når et dokumentet er tilføjet, kan du:
  • ændre dokumentets navn,
  • se hvordan dokumentet er tilføjet,
  • få vist et preview af dokumentet.

Eksempel på dokumenttabel.

Mærkning

For at dokumenterne kan bruges på tværs af funktioner i Tracelink, kan de tildeles én eller flere Mærkninger.
  • Ekstern: Dokumentet vedhæftes automatisk mails, der sendes fra Tracelink.
  • Faktura: Dokumentet følger med som bilag, når fakturakladder overføres til e-conomic.
  • Print: Dokumentet kommer med på printskabeloner, f.eks. en ordrebekræftelse.
  • CE: Dokumentet vedhæftes CE-rapporten.
  • Produktion: Dokumentet vedhæftes en produktion, f.eks. et produceret batch.

Du kan kombinere mærkninger, så ét dokument understøtter flere formål.



Eksempel på dokumentmærkninger.

Mappestrukturer

Dokumenter kan organiseres i mapper, så du lettere kan holde styr på forskellige dokumenttyper. Kategorierne bestemmes i jeres egen konfiguration, så I kan opbygge en mappestruktur, der passer til jeres behov og gør det hurtigt at finde dokumenterne igen.



Opsætning af dokumentmapper.

Du kan f.eks. have mapper som Fotos, Tilbud, Ordrebekræftelse eller Certifikater.



Eksempel på dokumentmapper.

Handlinger på ordrer

I en ordres dokumenttabel kan du desuden udføre Handlinger, bl.a.:
  • kopiere dokumenter fra én ordre/underordre til en anden
    eller til en ordreskabelon (afhængig af opsætning),
  • flytte dokumenter fra én ordre/underordre til en anden,
  • flytte dokumenter mellem mapper.
    (Tracelink skal opdateres (F5) før flytningen fremgår af tabellen).

Eksempel på dokumenthandlinger.

Øvrige funktioner

Specifikt på ordrer:

  • Administratorer kan under Adgang vælge hvilke brugergrupper, der kan se dokumenterne (admins vil dog altid kunne se alle).

Specifikt på brugere:

  • Der kan tilføjes et dokument, som vha. Mærkningen "Underskrift" kan blive tilføjet på en formular eller en rapport.

Har du spørgsmål eller brug for hjælp til funktionerne, er du altid velkommen til at kontakte os.


Oktober 2025