Generelle brugsspørgsmål & udfordringer

Hvordan er Tracelink bygget op?

Tracelink består af 4 del-elementer.

  1. Øverste ved siden af Tracelink logoet er Hjælpebjælken, hvor bl.a. support kan findes.
  2. I venstre side er Funktionsmenuen.
    • Funktionsmenuen indeholder de forskellige funktioner, der er opsat i jeres Tracelink.
    • Den vil altid inkludere ordrestyring, men er derudover afhængig af jeres aftale.
    • En funktionsmenu kan f.eks. indeholde et lager, opgaver eller timeregistrering.
  3. Til højre for funktionsmenuen er Listen.
    • Listen er en undermenu fra en funktion.
    • F.eks. viser ordrelisten forskellige ordrer, lagerlisten viser forskellige varer og timeregisteringslisten viser forskellige brugere, der timeregistrerer.
  4. Hvis man trykker ind på et element i Listen, f.eks. en ordre, åbnes Detalje- eller redigeringsvinduet.
    • Detaljevinduet er her, hvor du kan oprette eller rette i et element (f.eks. en ordre).
    • Husk at trykke på gem, når du er færdig!
Hvordan opretter jeg X?

En ordre, vare eller bruger kan oprettes gennem den enkelte funktions' liste.

  • I Listen kan du ved et klik på Tilføj ny … eller + tegnet åbne et nyt detaljevindue.
  • Når stamdata som navn og nummer er tastet ind, kan du oprette den nye ordre eller vare på Opret knappen i øverste højre hjørne.

Se desuden: Opret ordrer, Opret varer, Opret bruger

Hvordan sletter jeg X? (Bør du deaktivere? - Sporbarhed og hvorfor, det er vigtigt)

Det er vigtigt at overveje, om du bør slette eller kun deaktivere en bruger/vare eller lukke en ordre.

  • Ved at deaktivere en bruger/vare eller lukke en ordre, bibeholder du sporbarhed i systemet.
  • Hvis du alligevel ønsker at slette, kan du gøre det ved, i detaljevinduet, at klikke ind på fanen Slet, afkrydse "slet" og gemme. Objektet vil derefter være slettet.
Kan jeg lave grupper i Funktionsmenuen?

Du kan tilføje en funktionsgruppe, så den bliver synlig i funktionsmenuen.

  • Gå til Indstillinger → Konfiguration → Funktionsmenu for at oprette en ny.

Gruppen bliver først synlig, når du har tilføjet en funktion til gruppen.

Hvordan justerer jeg kolonnebredde?

Du kan justere kolonnebredde på en tabel i Tracelink ved at klikke på justér-ikonet i nederste venstre hjørne af en tabel.

  • Når du har trykket på justér ikonet, kan du flytte rundt i kolonnerne og udvide dem.
  • Når du er færdig med at justerere tabellen, skal du gemme den nye indstilling ved at trykke på fluebens-ikonet, som er kommet i stedet for justér-ikonet.
Hvor kan jeg finde genveje?

For at komme hurtigt rundt i Tracelink, uden at bruge musen, har vi oprettet tastaturgenveje til de mest gængse funktioner og moduler.

Listen af genveje finder du under tastatur-ikonet i toppen på Hjælpebjælken.

Kontrolpanel

Hvor finder jeg kontrolpanelet?

Kontrolpanelet kan findes i Funktionsmenuen i øverste venstre hjørne.

Kontrolpanelet fungerer kun på webudgaven og er derfor ikke tilgængelig på appen.

Hvordan opsætter jeg kontrolpanelet?

Du kan tilpasse kontrolpanelet med de rubrikker, der er vigtige for overblikket i din virksomhed.

  • Klik ind på Kontrolpanel i Funktionsmenuen og tryk på + tegnet i øverste venstre hjørne.
  • Der åbnes et vindue med de rubrikker, du har mulighed for at vælge.
  • Du tilføjer en rubrik ved at sætte flueben i dens afkrydsningsboks og gemme.
  • De forskellige rubrikker er sorteret øverst i faner, f.eks. Ordrer, Lager etc.
  • Prøv dig frem og se, hvad de viser.
Hvordan flytter jeg rundt på en rubrik/widget i kontrolpanelet?

Når en rubrik er tilføjet i dit kontrolpanel, kan du flytte rundt på rubrikken ved at holde fast i toppen.

Hvordan gør jeg en rubrik/widget større i kontrolpanelet?

Du kan udvide en rubrik ved at holde fast i den lille vinkel, der er at finde i nederste højre hjørne, når du holder musen over rubrikken.

Hvordan sorterer jeg indholdet i en rubrik i kontrolpanelet?

Hvis rubrikken har en intern sorteringsfunktion, kan du ved at trykke på Sorteringsmenuen vælge, hvordan rubrikkens indhold skal sorteres.

Hvordan sletter jeg en rubrik i kontrolpanelet?

Du kan slette en rubrik ved at trykke på krydset i øverste højre hjørne af rubrikken.

Søgning & Sortering

Hvordan søger jeg efter en ordre (vare, kundesag etc.)?

I toppen af Listen er der et søgefelt, hvorfra du kan søge i hele Listen.

  • Den søger ikke kun på navn eller nummer, men også på information, der kan stå inde på ordren eller varen.
  • Hvis du ønsker en mere specifik søgning, kan du bruge de søgesyntakser, der kan læses om under Tooltippet (?) .
    • Disse er: * % ? = ~. De kan kombineres for at lave mere præcise søgninger.
Søgesyntakser i listen

= (præcis) kan bruges til at fremsøge noget specifikt.

  • Vil du f.eks. søge på en bestemt ordre, kan du søge på “=” efterfulgt af “ordrenummeret” såsom "=7560".

% (ingen) kan bruges til at indkludere tegn og ord imellem to søgeord.

  • Hvis du f.eks. søger på “arla%ost”, vil du få resultater, hvor ‘arla’ og ‘ost’ indgår. Dvs. at du både vil få resultater som “arla unika ost” og “arla øko ost”, men ikke “arla øko mælk”.

* virker tilsvarende som "%", men kan bruges til at inkludere tegn og ord.

  • Hvis du f.eks. søger på "os*" vil den give resultater tilbage på både 'ost' og 'oser'.

~ bruges til at udelukke tegn eller ord.

  • F.eks. ved at søge "~arla", vises der ikke søgninger med arla i sig.

? erstatter et enkelt bogstav eller tal.

  • Hvis du f.eks. både vil have søge efter "kost" og "most" kan du søge med ? ved at skrive "?ost", og du vil få begge resultater.
Hvordan sorterer jeg en liste (ordre, CRM etc.)?

Du kan sortere Listen på to måder.

1. Klikker du på et felt i status-lagkagediagrammet under ordrer, vil du i Listen kun få vist de ordrer med den specifikke status.

  • Vil du kombinere sorteringen med flere værdier, skal du holde ‘shift’ knappen nede (på Mac: Knap med pil der peger op), mens du klikker på et felt i et af de andre diagrammer.
  • Det kan f.eks. være, at du vil have vist en ordre i:
    • En bestemt status (-Første klik-)
    • Oprettet af en bestemt bruger (-Hold ‘shift’ nede + Andet klik-)
    • Tilknyttet en specifik ansvarlig (-Hold ‘shift’ nede + Tredje klik-)

2. Du kan også gøre det direkte i Listen, f.eks. under ordrer, ved at trykke ind på Sorteringsmenuen øverst i Listen.

  • Søgningen er todelt:
    • (1) Filtrering: Vil du f.eks. nøjes med at få vist ordrer i en bestemt status eller ordrer, der behandles af en bestemt medarbejder, kan du vælge disse under ‘Filtrer’. Her vælger du således, hvordan sorteringen i listen skal vises.
    • (2) Søgefelter: Under ‘Søgningsfelter’ sorterer du i, hvad der skal søges i. Her bestemmer du nogle specifikke søgekriterier, som bl.a. kan være nummer, navn, beskrivelse eller, at der kun skal søges i låste ordrer.
Hvordan gemmer jeg en sortering (favoritsortering)?

Du kan oprette Favoritsorteringer f.eks. under ordrer, CRM sager eller lager.

  • Du opretter en ny favorit ved at gå ind i den funktion, du gerne vil oprette en sortering for.
  • Tryk på Sorteringsmenuen og lav en sortering (f.eks. vis kun åbne ordrer).
  • I bunden af vinduet skal du afkrydse feltet Opret ny favorit under “Favoritsortering”.
  • Favoritsorteringerne vises under den enkelte funktion (f.eks. ordrer) som en knækket pil.
  • Du kan omdøbe favoritten ved at gå ind i Sorteringsmenuen og ændre dens navn i feltet, der nu står i stedet for oprettelses-afkrydsningsfeltet.
  • Favoritsorteringerne er brugerbaserede, hvilket betyder, at hver bruger kan lave deres egne personlige inddelinger.

Se en YouTube guide her

Jeg kan ikke finde en ordre, når jeg søger?

Har du tjekket, om der er opsat en sortering, der gør, at dét, du ønsker at se, ikke bliver vist?

Det kunne f.eks. være, at listen kun viser åbne ordrer, eller at listen ikke søger i låste. Kig under sortering ved at trykke på Sorteringsmenuen , og se hvordan din søgning er opsat.


Som udgangspunkt søger Tracelink i åbne ordrer med alle som ansvarlige, og sorterer de nyeste oprettelsesdato øverst. Det kan dog have været blevet ændret af en bruger på et tidspunkt.

Dokumenter

Hvordan gemmer jeg et dokument i Tracelink?

Et dokument kan gemmes på forskellige måder i Tracelink.

På ordrer og CRM

  • På en ordre eller CRM-sag kan et dokument gemmes ved, at man går ind på den enkelte ordre eller sag og vælger Dokumenter fanen.
  • Her er det muligt at uploade et dokument ved at vælge en fil eller ved at trække filen ind i upload-feltet.

På ordreskabeloner og lagervarer

  • På en ordreskabelon eller lagervare kan dokumenter gemmes på Dokument fanen som på ordrer og CRM.
Hvordan sørger jeg for, at dokumenter fra lagervarer og skabeloner kopieres?

Med ordreskabeloner er muligt at sikre, at dokumenter der ligger på en ordreskabelon, lagervare eller anden genstand, kopieres med op på orden.

  • For ordreskabeloner gøres det i Hjem fanen i detaljevinduet ved at afkrydse Kopier 'Dokumenter' ved ordreoprettelse. Det gør, at hvis en ordreskabelon føjes til en ordre, eller en ordre laves på baggrund af en ordreskabelon, så tilføjes de dokumenter, der var på ordreskabelonen også.
  • For lagervarer og andre genstande skal man på ordreskabelonen ind under den enkelte Lager eller Genstand fane og afkrydse feltet Kopi af dokumenter i den rette varelinje. Ordreskabelonen vil herefter tage dokumentet direkte fra lagervaren med op på f.eks. en ordre.
Hvordan sørger jeg for, at dokumenter fra e-mails kopieres?

E-mails og dokumenter vedhæftet en mail kan sendes ind til Tracelink, f.eks. til Ordrer og CRM (kundesagsstyring).

  • Det gøres ved, at du sender (videresender eller cc’er) mailen til e-mailadressen din_virksomheds_cvr_nr@modul.tracelink.dk med ordre- eller sagsnummeret i emnefeltet.
    • F.eks. vil virksomheden med CVR nummeret 12345678, der gerne vil sende en e-mail til produktionsordren 1234, sende en mail til 12345678@order.tracelink.dk med "oplysninger omkring produktionsordrer #1234" i emnefeltet.
    • Den vil herefter ryge direkte ind på e-mails fanen på den pågældendende ordre.
  • Du kan altid finde, hvad der skal stå i emnefeltet og hvilken adresse, mailen skal sendes til under e-mails fanen på den enkelte ordrer.
Hvordan kan jeg inddele dokumenter mere overskueligt?

Du kan tilføje dokumentmapper til Dokument fanen, så det er nemmere at have overblik over flere dokumenter.

  • Dokumentmapper tilføjes under Indstillinger → Konfiguration → Basis.
  • Her kan man oprette mapper og tildele dem navne samt relevante ikoner.
  • Når mapperne er sat op, kan man trække dokumenterne rundt og sætte dem under de forskellige mapper.
Hvad betyder mærkning på dokumenter? (QR-koder)

Mærkning (QR-koder) kan bruges til informere Tracelink om, hvilke dokumenter der skal kobles til andre funktioner i systemet.

  • QR-koder virker kun såfremt, at det er sat op i Tracelink.
  • "Ekstern"-mærkning gør dokumentet tilgængeligt for f.eks. kunder, der scanner en QR-kode fra en følgeseddel eller varelabel.
  • Tilføjes mærkning i print, informerer f.eks. en arbejdsseddel, at den skal tage mærkningen med (såfremt det er opsat til denne funktion).

Computer hygiejne

Hvor kan jeg finde min pinkode?

Hvis du har glemt dit password eller pinkode, kan du altid finde din pinkode under Indstillinger → Brugere - både på din app og gennem webudgaven.

Du kan også lave en ny ved at slette den nuværende og skrive en ny kode. Afslut med at gemme ændringen på den grønne Gem knap.

En administrator kan også ændre dine indstillinger for dig eller vise dig, hvor Brugere er under Indstillinger.

Hvordan ændrer jeg min kode?

Hvis du ikke kan komme ind på din profil, kan du, ved at logge ind på hjemmesiden, få sendt et nyt kodeord til din mail ved at trykke på Glemt password.

Som administrator kan du desuden altid gå ind og ændre en brugers password, hvis de har glemt deres nuværende kode.

Er uheldet ude, og du som eneste administrator har glemt din kode, kan du altid ringe til Tracelink Support.


Hvis du har brug for at ændre din kode, og du allerede er logget ind, kan du finde muligheden under Indstillinger → Brugere på både hjemmeside og app. Her kan du overskrive din nuværende kode og gemme en ny.

 
Tilbage til support