Dokumenter

Et dokument kan gemmes på forskellige måder i Tracelink.

På ordrer og CRM

• På en ordre eller CRM-sag kan et dokument gemmes ved, at man går ind på den enkelte ordre eller sag og vælger Dokumenter fanen.
• Her er det muligt at uploade et dokument ved at vælge en fil eller ved at trække filen ind i upload-feltet.

På ordreskabeloner og lagervarer

• På en ordreskabelon eller lagervare kan dokumenter gemmes på Dokument fanen som på ordrer og CRM.

Med ordreskabeloner er muligt at sikre, at dokumenter der ligger på en ordreskabelon, lagervare eller anden genstand, kopieres med op på orden.

• For ordreskabeloner gøres det i Hjem fanen i detaljevinduet ved at afkrydse Kopier 'Dokumenter' ved ordreoprettelse. Det gør, at hvis en ordreskabelon føjes til en ordre, eller en ordre laves på baggrund af en ordreskabelon, så tilføjes de dokumenter, der var på ordreskabelonen også.
• For lagervarer og andre genstande skal man på ordreskabelonen ind under den enkelte Lager eller Genstand fane og afkrydse feltet Kopi af dokumenter i den rette varelinje. Ordreskabelonen vil herefter tage dokumentet direkte fra lagervaren med op på f.eks. en ordre.

E-mails og dokumenter vedhæftet en mail kan sendes ind til Tracelink, f.eks. til Ordrer og CRM (kundesagsstyring).

• Det gøres ved, at du sender (videresender eller cc’er) mailen til e-mailadressen din_virksomheds_cvr_nr@modul.tracelink.dk med ordre- eller sagsnummeret i emnefeltet.
• F.eks. vil virksomheden med CVR nummeret 12345678, der gerne vil sende en e-mail til produktionsordren 1234, sende en mail til 12345678@order.tracelink.dk med "oplysninger omkring produktionsordrer #1234" i emnefeltet.
• Den vil herefter ryge direkte ind på e-mails fanen på den pågældendende ordre.
• Du kan altid finde, hvad der skal stå i emnefeltet og hvilken adresse, mailen skal sendes til under e-mails fanen på den enkelte ordrer.

Du kan tilføje dokumentmapper til Dokument fanen, så det er nemmere at have overblik over flere dokumenter.

• Dokumentmapper tilføjes under Indstillinger → Konfiguration → Basis.
• Her kan man oprette mapper og tildele dem navne samt relevante ikoner.
• Når mapperne er sat op, kan man trække dokumenterne rundt og sætte dem under de forskellige mapper.

Mærkning (QR-koder) kan bruges til informere Tracelink om, hvilke dokumenter der skal kobles til andre funktioner i systemet.

• QR-koder virker kun såfremt, at det er sat op i Tracelink.
• "Ekstern"-mærkning gør dokumentet tilgængeligt for f.eks. kunder, der scanner en QR-kode fra en følgeseddel eller varelabel.
• Tilføjes mærkning i print, informerer f.eks. en arbejdsseddel, at den skal tage mærkningen med (såfremt det er opsat til denne funktion).

Som en visuel støtte, kan du se, når du har valgt en markering på et dokument i form af et tal i en parenthes f.eks. (1). Hvis du kun har valgt én markering, men der f.eks. står (2), skyldes det ofte, at en anden markering, ved et tilfælde, også er blevet valgt. Du kan afmarkere ved at åbne markeringen og trykke dén markering væk, der ikke ønskes.

Det kan f.eks. være markeringen "ingen" som standard er afkrydset, der skal afmarkeres.