Kontrol med håndbogsmodulet

Virksomheder kan ofte stå i en situation, hvor lovgivningen gør, at ledelsen er nødt til at dokumentere, at en specifik medarbejder har lov til at bruge en bestemt maskine, eller at sikkerhedsdokumenter er blevet læst af en bestemt medarbejder inden brug. Dertil er håndbogsmodulet det perfekte redskab.

I Tracelinks håndbogsmodul kan du dele alt fra vejledninger og instrukser til ISO dokumentation og certificeringer af procedurer, værktøj eller maskiner - og du bestemmer selv, hvem af dine medarbejdere, der skal have adgang til dokumenterne. Derved kan du kontrollere, at dokumenterne kun bliver synlige for relevante medarbejdere og undlades vist for uvedkommende.

Få helt styr på dokumentationen

Dokumentationen i håndbogsmodulet kan både dreje sig om vejledninger og tilladelse til at håndtere maskiner, kemikalier og værktøjer, men kan også omhandle standardprocedurer til kvalitetssikring af produktionen. F.eks. vil mange virksomheder gerne minimere antallet af ulykker på arbejdspladsen. Andre virksomheder vil gerne kunne dokumentere, at deres færdigvarer overholder visse produktionsstandarder. Derfor er det essentielt at kunne gå tilbage og læse vedlagte dokumenter eller informationer i en journal.

Med håndbogens journal kan du danne dig et overblik over alle handlinger, der er foretaget på dokumentationen. Det kan f.eks. være, at dokumentet er blevet revideret, og en ny version er blevet tilgængelig, der kræver en ny gennemgang af medarbejderne. Eller dokumentet er blevet frigivet og en underretning er sendt til brugerne. Alle handlinger, der foretages til den dokumentation (vejledning eller andet) i håndbogen, bliver synlige i journalen samt tilknyttet dato og tidspunkt. Samtidig er det muligt at tilføje kommentarer eller noter.

Er medarbejderen ikke klar til at bekræfte, at han eller hun har læst sikkerhedsdokumentet, vejledningen eller kvalitetsproceduren, første gang han eller hun ser den, kan vedkommende gå tilbage på et andet tidspunkt for at bekræfte, at hele dokumentet er læst igennem. I oversigten kan du dermed hurtigt se, hvilke af medarbejderne der både har set OG bekræftet, at de har læst dokumentet; samt hvilken version.

Hvorfor bruge håndbogsmodulet?

Håndbogsmodulet i Tracelink gør det super enkelt for dig, som ansvarlig for sikkerheden eller kvaliteten, at bevise overfor myndigheder, at aktuelle medarbejdere har læst relevante dokumenter, der er lovpligtmæssige for enten sikkerheden i virksomheden eller kvalitetssikringen af færdigvarerne.

Hvis tilsynet kommer for at tjekke op, så behøver du som ansvarlig ikke gå hen og udspørge den enkelte medarbejder for at verificere, at vedkommende f.eks. har lov til at håndtere én eller flere af maskinerne. Ved få klik kan du tilgå oplysningerne direkte i Tracelink og få bekræftet, at vedkommende ér berettiget at bruge maskinen eller maskinerne.

Ja, og så kan det jo også være, at du bare har brug for at dele programmet til sommerfesten eller næste uges kantinemenu ;-) . Håndbogsmodulet kan bruges som sikkerhedshåndbog, kvalitetshåndbog, personalehåndbog og meget mere.

Maj 2022