Hjælp din ferieafløser inden du går på ferie

Før du går på ferie, skal din ferieafløser vide, hvad du laver i Tracelink, så Tracelink Support bedre kan hjælpe, hvis der skulle opstå udfordringer. I Tracelink holder vi også ferie, og derfor er det muligt, at din ferieafløser taler med supportens ferieafløser. Det er derfor ultra vigtigt, at din afløser ved præcis, hvordan jeres virksomhed arbejder i Tracelink; hvad der skal registreres, hvordan og hvornår.

For at forberede din ferieafløser så godt som muligt, har vi lavet en tjektliste til dig, der skal afløses.

Tjekliste til dig

• 1. Har du overblik over, hvad der skal laves i Tracelink, mens du er væk?
• 2. Har du opdateret kalenderen, så ferieafløseren ikke er i tvivl om, hvad der skal laves hvornår?
• 3. Har du lavet skriftligt materiale til dét, din afløser skal lave? (Dokumentation af jeres arbejdsgange i Tracelink)
• 4. Har du undervist din afløser, og har vedkommende selv prøvet at gøre tingene i Tracelink?
• 5. Har du noteret, hvornår dine leverandører og kunder har ferie? (Kontaktoplysninger etc.)
• 6. Er de personer, du normalt samarbejder med, oplyst om, at dit arbejde udføres af en ferieafløser?
• 7. Hvis I skal køre løn i ferien, så husk på, at din afløser skal kende HELE forløbet - f.eks. hvis der skal godkendes eller afsendes rapport etc.
• 8. Har du sat din afløser ind i, hvad vedkommende skal gøre, hvis “noget går galt”?

Ferieafløseren bør have styr på nedenstående, inden I går på ferie.

Tjekliste til ferieafløseren

• 1. Er du fortrolig med de arbejdsopgaver, du er tildelt i Tracelink?
• 2. Er din kalender i Tracelink opdateret med dine opgaver?
• 3. Ved du, hvor du skal tjekke, hvis der er noget, du glemmer undervejs? (Dokumentation/egne noter etc.)
• 4. Hvad gør du, hvis der opstår en uventet situation - f.eks. en ekstraordinær ordre/bestilling, der skal oprettes, håndteres og sendes af sted?
• 5. Har du en liste over interne kontakter i firmaet, som du kan få hjælp af, inden du ringer til Tracelink Support?
• 6. Hvis du skal køre løn, har du da et overblik over eller noter på, hvordan du gør det på egen hånd?
• 7. Har du en “nødplan”? (Dvs. hvordan noterer du, hvis der er ting, du ikke lykkes med og derfor udsætter til efter ferien?)