Timeregistrering
Øverst i Tracelinks Hjælpebjælke finder du timeregistrerings-ikonet.
- Hvis din virksomhed timeregistrerer i løbet af arbejdstiden, vil den blinke grønt, imens den er i gang.
- Hvis du ikke gør, vil den være konstant rød.
- Selvom du timeregistrerer igennem opgaver, vil ikonet stadig blinke grønt, hvis du er aktivt i gang.
Du kan også se aktive timeregistreringer på et kontrolpanel.
- Hvis du ikke kan se den allerede, kan du selv tilføje en ny rubrik på kontrolpanelet, der giver en liste over de medarbejdere (brugere), der registrerer tid i øjeblikket.
- Den findes under fanen Timeregistreringer, der hvor du finder alle tilgængelige rubrikker.
En timeregistrering kan laves på adskillige måder afhængig af, hvordan dit Tracelink er sat op.
Overordnet er der tre metoder:
- Bagudrettet - hvor du ved afslutning på dagen taster ind, hvad du har lavet.
- Opgaver - hvor du timeregistrerer på opgaver - som en ordre kan have adskillige af.
- Start/stop registrering - hvor du enten starter, når du kommer på arbejde, eller når du begynder arbejde på en ordre - og stopper, når du er færdig med ordren eller har fyraften.
Derudover kan administratorer altid lave nye timeregistreringer i deres timeregistrering overblik.
Se nedenstående for hver enkel måde at timeregistrere på (afhængig af hvordan dit Tracelink er sat op).
Ved bagudrettet timeregistrering kan du selv vælge et antal timer og minutter, når du gemmer en timeregistrering.
- Det gør du ved at trykke på Timeregistreringsrubrikken i appen eller på ur-ikonet i Hjælpebjælken på webudgaven.
- Her kan du vælge et antal timer og minutter som derefter vil blive lagt ind, bagudrettet fra det nuværende tidspunkt, når du gemmer timeregistreringen på Gem registrering knappen.
Timeregistrering på opgaver sker, når du starter en opgave og stopper, når du afslutter opgaven. Da opgaven ligger på en ordre, gemmes timeregistrering på ordren.
- Du kan starte en opgave på appen ved at trykke ind på Mine opgaver rubrikken eller på webudgaven under funktionen Mine opgaver. Herefter vælger du en opgave i Listen.
- Listen er som udgangspunkt sorteret med de opgaver, der har nærmeste deadline øverst - dog vises overskredne deadlines over de nærmeste.
- Når du er trykket ind på en opgave, kan du starte opgaven ved at trykke på den grønne Påbegynd opgave knap.
- Opgaven kan derefter pauses eller afsluttes på den gule eller røde knap.
Hvis du foretager en timeregistrering på ur-ikonet i web eller rubrikken på app, kan du vælge at registrere tid på en ordre og (hvis du bruger underordrer) også på underordrer.
- Du starter en timeregistrering ved at åbne timeregistrering rubrikken på appen eller ved at trykke på ur-ikonet på webudgaven.
- Derefter kan du øverst i vinduet vælge ordre (eller ordre og underordre) og starte timeregistreringen på Start registrering.
Hvis din virksomhed kører med timeregistrering uden ordrer, kan du starte en timeregistrering direkte på Timeregistreringsrubrikken i appen eller på ur-ikonet i webudgaven af Tracelink.
Herefter startes tiden på Start registrering.
Du kan altid stoppe en timeregistrering det samme sted, du satte den i gang.
Bagudrettet
For bagudrettede timeregistreringer, er det ikke nødvendigt, da registreringen laves med udgangspunkt i, hvornår du stoppede med at arbejde.
Som opgave
Opgaver skal stoppes under Mine opgaver, hvor du i Listen kan finde den enkelte opgave, du er i gang med. Den vil være markeret grøn som Påbegyndt. Inde fra den enkelte opgave, kan du både pause og afslutte opgaven.
På ordrer
Ved timeregistrering på timeregistreringsrubrikken på appen eller på ur-ikonet på webudgaven, kan du stoppe en timeregistrering ved at trykke ind på rubrikken eller ur-ikonet i Hjælpebjælken på ny. I det vindue, der herefter åbnes, er der nu en Afslut registrering knap, der kan bruges til at afslutte din timeregistrering.
Du kan altid se et overblik over dine timeregistreringer ved at gå ind på Timeregistreringsrubrikken på din telefon eller ved at trykke på ur-ikonet i Hjælpebjælken på hjemmesiden.
I toppen af timeregistreringer, er der tre faner med information:
- Registreringer, der giver dig et overblik over alle registreringer, du senest har lavet.
- Timer pr. dag, som opsummerer dine timeregistreringer i dagstal.
- Timer pr. uge, der opsummerer dine timeregistreringer i uge antal.
Almindelige medarbejdere kan ikke rette en tidsregistrering, men skal have en administrator i virksomheden til at rette en fejl.
- En administrator kan rette en timeregistrering ved at gå ind på funktionen Timeregistreringer på webudgaven af Tracelink.
- Herfra har administrator både enkelt bruger- og virksomhedsoverblik.
- Timeregistreringer kan rettes både direkte fra kalenderen ved at trykke på en registrering, eller ved at vælge en bruger i Listen og finde den enkelte timeregistrering under brugerens timeregistreringer.
Du kan, som administrator, se medarbejderes timeregistreringer under Timeregistrering i Funktionsmenuen. Herefter har du 5 forskellige muligheder afhængig af, hvilket overblik du ønsker:
- 1. Hvis du ønsker at kigge på én specifik medarbejder, kan du i Listen finde medarbejderen. I bunden af Detaljevinduet vil der være en tabel over medarbejderens timeregistreringer. Visningen er som standard opsat til de sidste 30 eller 45 dage. Ønsker du at kigge på en længere periode eller en periode på et andet tidspunkt, kan "Fra dato" og "Til dato" tilrettes. Bemærk, at der kun kan vælges perioder af 90 dage af gangen på grund af begrænsninger i browseren. Ønsker du at downloade tabellen, kan det gøres via Excel-export i bunden af tabellen eller bruge PDF-knappen på den nederste bjælke . Har du brug for medarbejderens timeregistreringer for det sidste år, vil du skulle trække tabellerne ud med 90 dage af gangen. F.eks. Januar, Februar, Marts, efterfulgt af April, Maj, Juni osv.
- 2. På fanen Registreringer pr. dato i Listen kan det tilsvarende gøres for adskillige medarbejdere.
- 3. Under Kalender kan du på baggrund af brugergruppe og tildsinterval få et visuelt overblik over medarbejdernes timeregistreringer. I venstre kolonne ud for hver bruger, sammenholdes brugerens timeregistreringer med deres arbejdstid.
- 4. Ønsker du et overblik over tid brugt på ordrer, skal du benytte redskabet Rapport. Ud fra et interval og brugergruppe kan f.eks. timer tælles sammen på en oversigt over ordrer. Ønsker du mere detaljeret at se hvilke brugere, der har registreret tid på en ordre, kan brugere vælges i "Detaljteret visning niveau 1".
- 5. Hvis du har brug for at se medarbejderens timeregistreringer, ift. hvilke lønarter medarbejderen har timeregistreret under, f.eks. "Arbejdstimer", "Sygedage", "Ferie" eller "Skoledage", skal du bruge Lønberegning.