Indkøb

For at kunne lave indkøb i Tracelink, kræver det, at du har aktiveret Indkøbsmodulet.

Når indkøbsmodulet er sat op med leverandører og lagervarer, kan du oprette indkøbsordrer.

Opret et indkøb

• En indkøbsordre oprettes ved at trykke på + Tilføj nyt indkøb under Funktionsmenu → Indkøbsordrer.
• En ny indkøbsordre kræver som udgangspunkt, at du giver ordren (1) et navn, (2) et lager, hvor der skal indkøbes materialer, og (3) en leverandør, hvorfra materialet skal købes.
• En ny indkøbsordre vælger automatisk din virksomhedsadresse som leveringsadresse, men giver dig mulighed for at vælge andre leveringsadresser.
• Den sætter status til Oprettet og angiver en forventet leveringsdato ud fra Indkøbsmodulets opsætning (2 dage som standard).
• Når indkøbsordren er oprettet, kan indkøbslinjer tilføjes under fanen Indkøbslinjer.
• Her vælges som udgangspunkt en lagervare og et antal.
• Pris pr. enhed sættes automatisk med udgangspunkt i seneste indkøbspris (eller fra opsætningen af indkøbsmodulet en fastsat leverandør pris).
• Efter at alle relevante lagervarer er lagt på indkøbsordren, sendes den ved at trykke på Send indkøbsordre på indkøbsordrens Hjem fane. Herved kommer en e-mail dialogboks frem, der ved afsendelse vedhæfter indkøbsordren på e-mailen.
• Samtidig ændres status automatisk til "Sendt".

Ophæv et indkøb

• En afsendt indkøbsordre kan ophæves ved brug af Ophæv sendt status knappen.

Modtag et indkøb

• Ved ankomst af et indkøb, kan medarbejderen, der modtager, registrere indkøbet under indkøbsordrens Indkøbslinjer fane på Modtag indkøb knappen.
• Som udgangspunkt er antal sat til det samme som bestilt, men kan ændres ved fejlleveringer.
• Herefter vil indkøbet digitalt lægges på lager igennem lagerregulering af de enkelte indkøbte lagervarer.
• Samtidig sættes indkøbsordren til "Modtaget".

Prisændringer

• Når faktura modtages for indkøbet, er det muligt at foretage prisændringer under lager Foretag prisændring knappen på indkøbsordrens Indkøbslinjer fane.

Afslut et indkøb

• Som afslutning lukkes en indkøbsordre ved at markere Afsluttet afkrydsningsfeltet på fanen Hjem og gemme ordren.
• Indkøbsordren er herefter låst og ikke mulig at ændre, medmindre ordren låses op.

Se Indkøb: Hvordan laver jeg et indkøb?

Status er et felt (lignende status i CRM-, Produktions- og Ordrestyringsmodulerne), der kan bruges til at markere, hvor langt du er med en indkøbsordre.

Egenskaben har til formål både at hjælpe en selv med at huske indkøbet, men også at informere ens kollegaer omkring indkøbets status.

Du kan nemt ændre i status ved at åbne drop-down-menuen og vælge en ny status.

• Når du sender en indkøbsordre ved hjælp af Send indkøbsordre knappen, sættes ordrens status automatisk til "Sendt".
• Tilsvarende ændres status automatisk til "Modtaget", når du på fanen Indkøb har modtaget et indkøb og reguleret lagerbeholdningen.

På den enkelte varelinje er der to forskellige felter med priser.

• Pris pr. enhed er indkøbsprisen, der er sat ved råvaren som udgangspunkt (f.eks. fra sidste indkøb).
• Efter modtagelse af et indkøb, såfremt at prisen har ændret sig på grund af forskellige årsager, kan indkøbsprisen (Modtaget pris pr. enhed) opdateres.

Tilsvarende Pris pr. enhed og Modtaget pris pr. enhed for hver enkelt varelinje, opsummerer Pris bestilt i alt den enkelte varelinjes Pris pr. enhed ift. antal og for alle varelinjer på indkøbsordren.

Pris leveret i alt opsummerer tilsvarende feltet Modtaget pris pr. enhed for hver enkelt varelinjes antal og for den totale indkøbspris.

For at kunne lave efterkalkulationer og andre analyser er standard-valutaen i Tracelink danske kroner (DKK).

Indkøb eller salg, der foregår i euro (€), dollars ($) eller anden valuta, veksles derfor ved modtagelsestidspunkt på baggrund af nationalbankens valutakurser.

Såfremt du kører med et regnskabsprogram, som f.eks. e-conomic, anbefaler vi, at du opretter leverandører i e-conomic og konverterer dem til Tracelink efterfølgende. Så er leverandørerne identiske imellem de to systemer, og der vil nemt kunne opsættes en sammenhæng mellem indkøbsposteringer og modtagede indkøbsordrer.

Hvis du ikke har integration til et regnskabsprogram, kan du oprette en ny leverandør under Funktionsmenu → Leverandører og + Tilføj ny leverandør.

Når en ny leverandør er blevet tilføjet til Tracelink (f.eks. ved brug af Opret leverandør i Tracelink knappen i e-conomic eller Leverandører i Tracelink), skal fanerne Hjem og Stamdata udfyldes med relevant information.

• Såfremt leverandøren er blevet kopieret fra e-conomic, vil meget af dataen være auto udfyldt på baggrund af, hvad der stod på leverandøren i e-conomic.
• Efter at leverandøren er oprettet, skal du ind på den enkelte lagervares Leverandør fane for at tilføje en leverandør til denne lagervare.
• Ved opsætning af Indkøb modulet eller ved import af en ny leverandør, hjælper din Tracelink implementeringskonsulent eller Tracelink support hjertens gerne med at importere større mængder data fra f.eks. et Excel-ark.

Hvis indkøbsordren allerede er modtaget, kan du returnere en indkøbslinje ved at gå ind på indkøbsordrens fane Indkøbslinjer (er indkøbsordren låst, skal denne først låses op på Hjem fanen).

• På fanen Indkøbslinjer kan du ved at trykke ind på den enkelte varelinje, afkrydse Retur og indtaste det antal, du ønsker at returnere.
• Ved nu at gemme indkøbsordren, vil du annullere modtagelsen af den enkelte varelinje.
• Det skal gøres for hver enkelt varelinje, der skal returneres.
• Du kan ikke returnere et højere antal, end det du har modtaget.

Fejl lavet i modtagelse kan rettes, ligesom hvis du vil returnere et indkøb i Indkøbsmodulet.

For uddybning, se nærmere på forrige spørgsmål; Hvordan returnerer jeg på en indkøbslinje?

1) Hvis indkøbet er færdigt, fordi det er modtaget, bør du lave en ny indkøbsordre og tilføje lagervarer som normalt. Se Indkøb: Hvordan laver jeg et indkøb?

2) Hvis indkøbet endnu ikke er sendt til leverandøren, kan der stadig tilføjes nye indkøbslinjer på fanen Indkøbslinjer inden indkøbsordren sendes.

3) Hvis indkøbet er sendt til leverandøren, men indkøbsordren ikke er modtaget endnu, så kontakt leverandør og aftal direkte.

Afhængig af situationen og svar fra leverandøren, gør følgende:

• Leverandøren har ikke sendt ordren: Opdater indkøbslinjer efter aftale med leverandør og gensend indkøbsordren.
• Leverandøren har afsendt ordren: Lav en ny indkøbsordre. Se Hvordan laver jeg et indkøb?

Hvis en varelinje på en indkøbsordre ikke er ankommet, skal du markere modtaget til "0". Dermed bibeholdes sporbarheden ift. de bestilte varer.

Hvis du sletter varelinjen, forsvinder sammenhængen mellem, hvad der er blevet bestilt og potentielt set, bliver du også faktureret af leverandøren.

Hvis varelinjen ikke skal købes ind alligevel:

• (1) Hvis indkøbsordren ikke er sendt, kan du slette linjen inden den sendes. En indkøbslinje på en ikke-sendt indkøbsordre kan slettes ved, at du trykker ind på indkøbsvarelinjen og under fanen Slet afkrydser feltet "Slet".
• (2) Hvis indkøbsordren er afsendt, men ikke modtaget endnu, så kontakt din leverandør og få justeret din bestilling inden, den bliver sendt. Herefter kan varelinjen slettes på indkøbslinjen for at undgå forvirring ved varemodtagelse.

For at bibeholde sporbarhed i, hvad der er sket, er god praksis at notere sletningen i journalen.

Du bør ikke slette et indkøbt batch.

I stedet kan du lave et retur på indkøbet. Se Indkøb: Hvordan returnerer jeg på en indkøbslinje? for hjælp til, hvordan du returnerer et indkøb.

Vi fraråder, at du sletter et indkøb, da sporbarheden forsvinder, hvis du sletter et indkøb (et batch på lageret, der er oprettet på baggrund af et indkøb).

Når et indkøb er modtaget på en indkøbsordre, vil Modtaget knappen ændres til en Foretag prisændringer knap.

Prisændringsknappen tillader, at du indtaster en ny Pris pr. enhed for hver enkelt varelinje.

Når en ændring gemmes, opdateres den pris, lagervaren er blevet lagerreguleret efter.

Som udgangspunkt vælges din virksomhedsadresse som leveringsadresse.

• Ønsker du at tilføje andre leveringsadresser, kan du tilføje adresser under Funktionsmenu → Skabeloner mv. → Leveringsadresser.
• Herefter kan en ny leveringsadresse tilføjes på +Tilføj ny leveringsadresse.