Generelle brugsspørgsmål & udfordringer

Tracelink består af 4 del-elementer.

1. Øverste ved siden af Tracelink logoet er Hjælpebjælken, hvor bl.a. support kan findes.
2. I venstre side er Funktionsmenuen.
   • Funktionsmenuen indeholder de forskellige funktioner, der er opsat i jeres Tracelink.
   • Den vil altid inkludere ordrestyring, men er derudover afhængig af jeres aftale.
   • En funktionsmenu kan f.eks. indeholde et lager, opgaver eller timeregistrering.
3. Til højre for funktionsmenuen er Listen.
• Listen er en undermenu fra en funktion.
• F.eks. viser ordrelisten forskellige ordrer, lagerlisten viser forskellige varer og timeregisteringslisten viser forskellige brugere, der timeregistrerer.
4. Hvis man trykker ind på et element i Listen, f.eks. en ordre, åbnes Detalje- eller redigeringsvinduet.
   • Detaljevinduet er her, hvor du kan oprette eller rette i et element (f.eks. en ordre).
   • Husk at trykke på gem, når du er færdig!

En ordre, vare eller bruger kan oprettes gennem den enkelte funktions' liste.

• I Listen kan du ved et klik på Tilføj ny … eller + tegnet åbne et nyt detaljevindue.
• Når stamdata som navn og nummer er tastet ind, kan du oprette den nye ordre eller vare på Opret knappen i øverste højre hjørne.

Se desuden: Opret ordrer, Opret varer, Opret bruger

Det er vigtigt at overveje, om du bør slette eller kun deaktivere en bruger/vare eller lukke en ordre.

• Ved at deaktivere en bruger/vare eller lukke en ordre, bibeholder du sporbarhed i systemet.
• Hvis du alligevel ønsker at slette, kan du gøre det ved, i detaljevinduet, at klikke ind på fanen Slet, afkrydse "slet" og gemme. Objektet vil derefter være slettet.

Du kan tilføje en funktionsgruppe, så den bliver synlig i funktionsmenuen.

• Gå til Indstillinger → Konfiguration → Funktionsmenu for at oprette en ny.

Gruppen bliver først synlig, når du har tilføjet en funktion til gruppen.

Du kan justere kolonnebredde på en tabel i Tracelink ved at klikke på justér-ikonet i nederste venstre hjørne af en tabel.

• Når du har trykket på justér ikonet, kan du flytte rundt i kolonnerne og udvide dem.
• Når du er færdig med at justerere tabellen, skal du gemme den nye indstilling ved at trykke på fluebens-ikonet, som er kommet i stedet for justér-ikonet.

For at komme hurtigt rundt i Tracelink, uden at bruge musen, har vi oprettet tastaturgenveje til de mest gængse funktioner og moduler.

Listen af genveje finder du under tastatur-ikonet i toppen på Hjælpebjælken.

Har du fået flere medarbejdere, kan du købe flere licenser.

• Gå til Indstillinger → Virksomhed → og fanen Licenser.
• Klik på knappen Køb licenser.
• I pop-up vinduet kan du vælge, hvor mange licenser du vil købe.
• Prisen bliver automatik lagt på jeres abonnement. Under Licens log kan tidligere køb ses.

OBS god skik og brug er, at deaktivere en bruger frem for at ændre vedkommendes navn og billede. Det sikrer sporbarhed og påvirker ikke antallet af licenser.

Hvis du bruger Tracelink til direkte at sende mails til kunder, vil du ikke få besked, hvis en mail ikke er kommet frem. Du kan opsætte din Tracelink konto til at sende mails ud via din egen mailserver.

Hvis mails på din Tracelink konto sendes over din egen mailserver, vil du få besked, hvis den er fejlleveret. Du vil også kunne se sendte mails i dit mailprogram.

Se "Hvordan opsætter jeg Tracelink til at sende mails via vores egen mailserver?" for vejledning til, hvordan du får Tracelink forbundet til din egen mailserver.

Hvis du ønsker at opsætte Tracelink til at forbinde til din egen mail server, kan du opsætte en SMTP.

• Gå til Konfiguration → Basis → e-mail SMTP transport for udgående e-mails i Tracelink.
• Indtast din SMTP host og port.
• Slå TLS til, hvis relevant.
• Indtast mail og password på relevant konto, f.eks. en ordre@mvirksomhedsmail.dk eller info@virksomhedsmail.dk.
• Tryk på test for at få tilsendt en testmail.
• Hvis testmailen kommer frem, kan mail-server afkrydses, og SMTP vil være opsat.

De forskellige tooltips kan læses for mere information omkring muligheder og begrænsninger.

På den enkelt bruger kan der opsættes en specifik mail, som vil blive brugt på denne bruger (Indstillinger → Brugere → vælg bruger i listen → vælg fanen Konfiguration).

Har du brug for støtte til at opsætte mailserver, er supporten altid klar til at hjælpe.

I Tracelink har du mulighed for at eksportere data på en række forskellige måder:

• Du kan altid eksportere rådata i CSV, som du kan åbne i Excel, hvis der er en eksporter knap . Knappen er vist i den nederste bjælke i Listen, i Detaljevinduet eller ved tabeller, hvor det er muligt at eksportere data.
• I Listen kan du lave en sortering, inden du trykker eksportér. Du får dermed begrænset din data til kun at indeholde dét, du har filtreret listen til at indeholde. Sorteringsmenuen er i Listens øverste bjælke. Læs mere om søgning og sortering.
• Hvis rådata-eksporten ikke dækker dine behov, f.eks. hvis du har brug for at eksportere data fra forskellige steder i Tracelink til det samme dokument, kan du tilkøbe vores rapport-modul. En rapport i vores rapport-modul giver mulighed for at genere en rapport, du kan eksportere til Excel eller PDF, så ofte du har brug for det. Du designer selv i samarbejde med en af vores implementeringskonsulenter, hvor dataen skal komme fra.

Find her en vejledning til at sortere og eksportere rådata til Excel-format.

Hvis du har glemt dit password eller pinkode, kan du altid finde din pinkode under Indstillinger → Brugere - både på din app og gennem webudgaven.

Du kan også lave en ny ved at slette den nuværende og skrive en ny kode. Afslut med at gemme ændringen på den grønne Gem knap.

En administrator kan også ændre dine indstillinger for dig eller vise dig, hvor Brugere er under Indstillinger.

Hvis du ikke kan komme ind på din profil, kan du, ved at logge ind på hjemmesiden, få sendt et nyt kodeord til din mail ved at trykke på Glemt password.

Som administrator kan du desuden altid gå ind og ændre en brugers password, hvis de har glemt deres nuværende kode.

Er uheldet ude, og du som eneste administrator har glemt din kode, kan du altid ringe til Tracelink Support.

Hvis du har brug for at ændre din kode, og du allerede er logget ind, kan du finde muligheden under Indstillinger → Brugere på både hjemmeside og app. Her kan du overskrive din nuværende kode og gemme en ny.

Vi anbefaler, at I som administratorer bruger "to-trins-godkendelse" for at beskytte jeres data.

Hele Tracelink ligger på et datacenter, som med jævne mellemrum foretager en kopi af deres data, som ligger i et andet dansk datacenter. Det er med til at sikre mod sammenbrud, brand eller voldsomme hackerangreb.

Derudover har vi ofte sikkerhedsspecialister til at give systemet en ordentlig gennemgang, så det kan sikres udover vores egne evner.

Tracelink foretager regelmæssigt backup af jeres data. Dvs. at der laves en kopi af databasen.

• Hver dag foretages en kopi, som gemmes og ugentlig arkiveres.
• Hver måned arkiveres de daglige backups for seneste måned.
• Vi gemmer vores måneds-kopier for de seneste 5 år.