Fra papir & blyant til digital løsning

Stemningen var høj på kontoret ved MS UniTek, da de to medarbejdere, Martin og Carsten, skulle i gang med opsætningen af Tracelink.

Hold op, hvor er jeg glad for, at vi skiftede! Tracelink - det virker bare,
siger Martin Sørensen, ejer af MS UniTek.

MS UniTek producerer landbrugsprodukter som f.eks. lækage-sikringssystemer og udfører smedearbejde til diverse virksomheder. Deres produktion er præget af forskellige arbejdsopgaver, der bl.a. inkluderer opskæring med pladelaser og rørlaser, kantbukning, svejsning og maling.

For at få bedre struktur på deres produktionsordrer og effektivisere arbejdsprocesserne, har virksomheden - efter et uheldigt forsøg med en anden IT-løsning - valgt at indgå et samarbejde med Tracelink.


Et uheldigt første forsøg

Da Martin kontaktede Tracelink, havde han brugt 200.000 kr. på et system, som var umuligt at bruge. Hidtil har virksomheden kørt deres produktion ved hjælp af papir og blyant, mens administrationen har benyttet et selvskabt system i excel til udregning af priser, tilbud osv. Derudover brugte de e-conomic til fakturering og smarttid til at tidsregistrere medarbejdernes arbejdstider. "Resten havde vi i hovedet," fortæller Martin Sørensen, ejer af MS UniTek.

"For ca. et år siden forsøgte vi at digitalisere vores arbejde med en IT-løsning, som, vi havde fået indtryk af, kunne erstatte e-conomic og smarttid," fortæller Martin. Et halvt år senere var de stadig ikke kommet i gang med at bruge løsningen, men Martin havde til gengæld brugt en masse tid, energi og ressourcer på et system, som viste sig at være helt udueligt. Da systemet ikke levede op til hans forventninger, gik virksomheden tilbage til deres papirsystem og excel ark.

Jobkort med arbejdsprocesserne til de enkelte ordrer.


En succesfuld digitaliseringsproces

"Efter det mislykkede forsøg fik vi en medarbejder, som førhen har arbejdet i en virksomhed, der benyttede Tracelink, og han opfordrede mig til at tage kontakt til Tracelink," fortæller Martin.

For at få struktur på arbejdsprocesserne, ønskede Martin et nemt overblik over ordrernes processer ude i produktionen. Han ønskede en nem måde at oprette ordrer, der går hånd-i-hånd med selve produktionen - sådan at, hvis han fik en nem og overskuelig oversigt i produktionen, så ville det ikke blive til en stor administrativ byrde. Samtidig ønskede Martin sig et overblik over maskinernes kapacitet for at kunne planlægge de forskellige opgaver ud fra effektivitet og dermed også kunne give kunderne en reel leveringsdato.

Efter én samtale med Tracelink fik Martin mod på at digitalisere produktionen igen, og nu kører virksomheden med ordre-skabeloner i Tracelink med integration til e-conomic samt kontrolpanel på både værksted og kontor. Kontrolpanelet viser ordrernes vej gennem produktionen og gør det nemt at overskue hvilken medarbejder, der skal i gang med hvilken opgave.

Martin har dermed - næsten et år efter sit første forsøg - endelig fået sagt farvel til papirsystemet og med væsentligt færre omkostninger end første gang.

MS UniTek produktionshal

Rør der står klar til pakning.

Orde-skabeloner og opgavestyring

MS UniTeks ordrer overføres direkte fra e-conomic til Tracelink ved hjælp af Tracelinks ordre-skabeloner. Når virksomheden modtager en produktionsordre, bliver varen ført igennem flere forskellige steps, før produktet er klar til forsendelse. En ordre kan samtidig have flere produkter, der skal produceres. Disse produkter får hver deres underordre, da de har hver deres process igennem produktionen. Underordrerne er stadig knyttet sammen med hovedordren, hvilket betyder, at man har en nem oversigt over, hvad der mangler at blive gjort, før hovedordren er klar til at blive sendt afsted til kunden.

Ved hjælp af Tracelinks opgavemodul er ordrerne knyttet til arbejdsopgaverne i produktionen; f.eks. opskæring med pladelaser og rørlaser, savning, svejsning og maling - og deres forskellige maskiner. Opgaverne er gjort “afhængige” af hinanden, hvilket sikrer, at ordren bliver ført igennem de rigtige processer, samt at en medarbejder ikke spilder tid på en opgave/ordre, som han ikke kan udføre endnu, hvis saven ikke er færdig med at skære produktet ud osv. Derudover bliver opgaverne tildelt en status, f.eks. “Afsluttet”, “I kø”, “Afventer”, så det er nemt at overskue, hvor langt ordren er nået.

Virksomheden har udstyret hver maskine med en tablet, der har adgang til Tracelink, og kontrolpanelet er sat op på en storskærm, som gør det enkelt for medarbejderen at overskue maskinernes opgaver. Medarbejderen starter derfor med at se på hvor mange opgaver, der ligger hos de maskiner, han eller hun er ansvarlig for, og går derefter hen til maskinen og sætter opgaven i gang på tabletten. Dermed tager det ingen tid for medarbejderen at overskue, hvilken maskine vedkommende skal gå hen til.

Tracelinks kamera og dokumentfunktion gør det nemt for administrationen at kommunikere med produktionen uden, at de behøver befinde sig i det samme rum. Administrationen kan helt simpelt koble relevant materiale til hver ordre, som medarbejderne ude i produktionen kan tilgå, når de går i gang med at producere varen. “Det er fandme smart!” siger Martin. Medarbejderne kan desuden tilføje billeder af det, de har produceret som dokumentation.


Resultat

Som resultat af MS UniTeks overgang til Tracelink, har Martin opnået sit ønske om at få et større overblik over produktionen, da han med opsætningen af Tracelink har effektiviseret arbejdsprocesserne fra ordremodtagelse til forsendelse. Arbejdsprocesserne er blevet standardiserede, hvilket vil sige, at alle medarbejdere ved præcist, hvad de skal gå i gang med, og Martin undgår, at ordrer falder ‘ved siden af’ eller bliver glemt.

Næste skridt for MS UniTek kunne f.eks. være at tage Tracelinks håndbogsmodul i brug. Håndbogsmodulet giver mulighed for at lave vejledninger, sikkerhedsmateriale eller anden dokumentation, der skal kontrollere og sikre arbejdsopgaverne. Alt det kan du læse meget mere om i vores nyhedsartikel Håndbogsmodulet.


Læs mere om MS UniTek A/S.


Maj 2022