Fra papir & blyant til digital løsning

Stemningen var høj på kontoret ved MS UniTek, da de to medarbejdere, Martin og Carsten, skulle i gang med opsætningen af Tracelink.

MS UniTeks logo


Hold op, hvor er jeg glad for, at vi skiftede! Tracelink - det virker bare,

Martin Sørensen, ejer af MS UniTek.

MS UniTek producerer landbrugsprodukter som f.eks. lækage-sikringssystemer og udfører smedearbejde til diverse virksomheder. Virksomheden har, som mange andre, været drevet af store mængder prints, der holdt styr på ordrerne. For at få bedre overblik over mængden af produktionsordrer og effektivisere arbejdsprocesserne, har virksomheden - efter et uheldigt forsøg med en anden IT-løsning - valgt at gå over til at bruge Tracelink.

Hidtil har virksomheden styret produktionen ved hjælp af papir og blyant, mens administrationen har benyttet et selvskabt system i excel til udregning af priser, tilbud osv. Derudover brugte de e-conomic til fakturering og smarttid til at tidsregistrere medarbejdernes arbejdstider. "Resten havde vi i hovedet," fortæller Martin Sørensen, ejer af MS UniTek.


Et uheldigt første forsøg

Da Martin kontaktede Tracelink, havde han spildt 200.000 kr. på et system, som var umuligt at bruge. "For et år siden forsøgte vi at digitalisere vores arbejde med en IT-løsning, som, vi havde fået indtryk af, kunne erstatte e-conomic og smarttid," fortæller Martin. Et halvt år senere var løsningen stadig ikke oppe at køre, da systemet bare aldrig blev klar til brug - på trods af at Martin havde brugt en masse tid, energi og ressourcer på at implementere det. “Det var ikke et spørgsmål om vilje, det duede bare ikke,” pointerer Martin.

Da IT-systemet ikke levede op til Martins forventninger, gik virksomheden tilbage til deres papirsystem og excel ark.

Jobkort med arbejdsprocesserne til de enkelte ordrer.


En succesfuld digitaliseringsproces

"Efter det mislykkede forsøg fik vi en medarbejder, der førhen havde anvendt Tracelink på sin arbejdsplads, og han opfordrede mig til at tage kontakt," fortæller Martin.

Martin havde brug for:

  • Et bedre overblik i ordremængden og en enkel måde at oprette ordrer, der går hånd-i-hånd med selve produktionen - så han ville få en nem og overskuelig oversigt i produktionen, der ikke ville blive til en stor administrativ byrde.
  • Et hurtigt overblik over ordrernes processer ude i produktionen - for at få bedre struktur på arbejdsprocesserne.
  • En oversigt over maskinernes kapacitet for at kunne planlægge de forskellige opgaver ud fra ledig kapacitet - så han kan give kunderne en pålidelig leveringsdato.

I dag kører MS UniTek med ordreskabeloner, opgavestyring, timeregistrering samt kontrolpanel på storskærm i både værksted og kontor med integration til e-conomic. Kontrolpanelet viser ordrernes vej gennem produktionen og gør det nemt for medarbejderne at overskue, hvem der skal i gang med hvilken opgave.

MS UniTek produktionshal

Rør der står klar til pakning.

Ordreskabeloner

MS UniTeks ordrer overføres direkte fra e-conomic til Tracelink ved hjælp af Tracelinks ordre-skabeloner. Når virksomheden modtager en produktionsordre, bliver varen ført igennem flere forskellige steps, før produktet er klar til forsendelse. Produktionen er præget af forskellige arbejdsopgaver, der bl.a. inkluderer opskæring med plade- og rørlaser, kantbukning, svejsning og maling. En ordre kan samtidig have flere produkter, der skal produceres. Disse produkter får hver deres underordre, da de har hver deres process igennem produktionen. Underordrerne er knyttet sammen med hovedordren, hvilket betyder, at man har en nem oversigt over, hvad der mangler at blive gjort, før hovedordren er klar til at blive sendt afsted til kunden.


Opgavestyring

Ved hjælp af Tracelinks opgavemodul er ordrerne knyttet til arbejdsopgaverne i produktionen; f.eks. opskæring med plade- og rørlaser, savning eller svejsning - og deres forskellige maskiner. Opgaverne er gjort “afhængige” af hinanden, hvilket sikrer, at ordren bliver ført igennem de rigtige processer. Samtidig sikrer det, at en medarbejder ikke spilder tid på en opgave/ordre, som han ikke kan udføre endnu, hvis saven ikke er færdig med at skære produktet ud osv. Derudover bliver opgaverne tildelt en status, f.eks. “Afsluttet”, “I kø”, “Afventer”, så det er nemt at overskue, hvor langt ordren er nået.

Tracelinks kontrolpanel i MS UniTek.


Kontrolpanel

Virksomheden har udstyret hver maskine med en tablet, der har adgang til Tracelink, hvor man kan se maskinens opgaver. Kontrolpanelet er sat op på en storskærm, som gør det enkelt for medarbejderen at overskue alle maskinernes opgaver. Medarbejderen starter derfor med at se på, hvor mange opgaver der ligger hos de maskiner, han eller hun er ansvarlig for, og går derefter hen til den første maskine i køen og sætter opgaven i gang på tabletten. Dermed tager det ingen tid for medarbejderen at overskue, hvilken maskine vedkommende skal gå hen til. “Det er fandme smart!” siger Martin.


Resultat

Et år efter sit første forsøg, har Martin endelig fået sagt farvel til papirsystemet og goddag til en digitaliseret hverdag - med væsentligt færre omkostninger end første gang og på meget kortere tid.

Martin har fået fuldt overblik over produktionen, og der er skabt langt større gennemsigtighed mellem ledelsen og medarbejderne. Arbejdsprocesserne er effektiviseret, hvilket vil sige, at alle medarbejdere ved præcist, hvad de skal gå i gang med, og Martin undgår, at ordrer falder ‘ved siden af’ eller bliver glemt. Medarbejderne bruger mindre tid pr. ordre og tiden bruges mere effektivt, da alle medarbejderne kan se, hvilke opgaver der mangler at blive udført. Martin kender nu produktionstiden, så han kan give kunderne en pålidelig leveringsdato, han får ekspederet varerne hurtigere og kan fremadrettet håndtere flere ordrer.


Læs mere om MS UniTek A/S.

Maj 2022

Håndbog

Næste skridt for MS UniTek kunne f.eks. være at tage Tracelinks håndbogsmodul i brug. Håndbogsmodulet giver mulighed for at lave vejledninger, sikkerhedsmateriale eller anden dokumentation, der skal kontrollere og sikre arbejdsopgaverne.

Alt det kan du læse meget mere om i vores nyhedsartikel Håndbogsmodulet.